Euer Unternehmenswachstum ist erstaunlich, aber irgendwie läuft es trotzdem nicht rund? Dann sind vielleicht eure betrieblichen Prozesse nicht mit euch gewachsen. Das beobachten wir bei scale up immer wieder bei skalierenden Unternehmen.
Unnötige Reibungen, Unübersichtlichkeit, Ineffizienzen, hohe Kosten und verpasste Chancen. Die Ursache liegt häufig darin, dass Prozesse im Unternehmen nicht sauber definiert oder an das aktuelle Wachstum angepasst sind. Es ist daher essenziell, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, um nachhaltig erfolgreich zu sein.
Der Wachstumsschmerz: Prozesse, die nicht mithalten
Viele Firmen erleben bei steigendem Wachstum den gleichen Stolperstein: Die Prozesse im Unternehmen sind nicht so gewachsen wie das Team oder der Umsatz. Da die meisten Abläufe abteilungsübergreifend sind, ist oft gar nicht klar, wer genau für welchen Prozess verantwortlich ist. Dabei wäre ein etablierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess für Unternehmensabläufe so wichtig, um nachhaltig skalieren zu können.
Unternehmer begehen den Fehler, sich ausschließlich auf den funktionalen Aufbau ihrer Organisation zu fokussieren: Wer übernimmt welche Aufgaben, welche Rolle hat wer? Doch an diesem Punkt bleibt es dann oft stehen.
Doch nur wenn Abläufe effektiv und klar strukturiert sind, kann das Unternehmen die gewünschte Freiheit und Kreativität nutzen, statt diese durch chaotische Abläufe zu behindern.
Wie also Prozesse regelmäßig im Betrieb optimieren und klare Verantwortlichkeiten unter den beteiligten Personen schaffen? Hier kommt das Process Accountability Chart (PACe) ins Spiel.
Das Process Accountability Chart: Prozesse im Unternehmen optimieren mit Klarheit und Struktur
Das Process Accountability Chart – kurz PACe – ist ein einfaches, aber effektives Tool, um die wichtigsten Abläufe in einem Unternehmen zu identifizieren und klar zu definieren. Es ist eine der wichtigsten Maßnahmen zur Verbesserung von Unternehmensprozessen aus dem scale up Framework. Der strukturierte Ansatz des PACe sieht dabei wie folgt aus und hat 5 wichtige Schritte:
- Die wichtigsten Unternehmensabläufe identifizieren: Welche 10 Kernprozesse sind für das Unternehmen am relevantesten?
- Konkrete Ziele festlegen: Was soll mit jedem einzelnen Prozess erreicht werden?
- Kunden bestimmen: Wer profitiert vom Prozess? Das können sowohl interne wie auch externe Kunden sein.
- Erfolg messen: Welche KPIs zeigen, dass der Prozess erfolgreich abläuft?
- Verantwortlichkeiten klären: Wer ist verantwortlich für den Prozess? Häufig werden Verantwortlichkeiten nicht eindeutig zugewiesen, da sich Abläufe im Unternehmen oft über verschiedene Abteilungen erstrecken.
Prozesse optimieren am Beispiel „Order to Cash“
Ein Beispiel für einen solchen umfangreichen, abteilungsübergreifenden Prozess könnte zum Beispiel der Ablauf “Order to Cash” in euren Unternehmen sein – also was passiert eigentlich, wenn der Kunde bestellt, bis zu dem Punkt, an dem das Geld auf dem Unternehmenskonto eingeht?
Hilfreiche Fragen, die man sich beim Optimieren stellen kann, sind zum Beispiel: An welchen Stellen gibt es in diesem zentralen Prozess, der sich durch das gesamte Unternehmen zieht, wichtige Schnittstellen? Welche Abteilungen und Mitarbeiter tragen die Verantwortung? Wo erkennen wir noch Lücken? Und wo könnten Standards oder Checklisten für mehr Klarheit und Effizienz sorgen?
Um die bestehenden Prozesse im Unternehmen erfolgreich zu optimieren, beantwortet das Process Accountability Chart genau diese Fragen und schafft so einen klaren Überblick für kontinuierliche Verbesserung. Ziel sollte sein, alle wichtigen Kernabläufe dokumentiert zu haben. In vielen Fällen zeigt sich erst durch diese Struktur, dass es bisher keinen klar definierten Verantwortlichen gab.
Prozesse im Unternehmen visualisieren und optimieren mit der „How to Make Toast“-Methode
Sobald Klarheit über die wichtigsten Abläufe und Verantwortlichkeiten besteht, ist der nächste Schritt die Visualisierung. Für erfolgreiche Prozessoptimierungen gibt es verschiedene Methoden. Wir möchten dir aber eine etwas unkonventionelle Methode vorstellen: Die „How to Make Toast„-Methode von Tom Wujec. Aber was hat Toast mit der Optimierung von Prozessen im Unternehmen zu tun? Im Video erklärt dir Tom Wujec, wie die bewährte Methode funktioniert:
Die Methode basiert darauf, einen komplexen Ablauf Schritt für Schritt durch Visualisierung zu erfassen und zu strukturieren – und zwar in Stille. So können Teams ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und gleichzeitig ein besseres Verständnis für alle Beteiligten schaffen. Hier eine kurze Anleitung, wie ihr die Methode im eigenen Team anwenden könnt:
- Einzelarbeit: Alle Teilnehmer arbeiten zunächst einzeln und zeichnen den Prozess in simplen Bildern ohne Text auf ein Blatt Papier – und zwar in absoluter Stille! Diskussionen oder Abstimmungen sind in dieser Phase tabu.
- Sticky Notes: Anschließend wird der Prozess auf Post-its übertragen. Das hat den Vorteil, dass die einzelnen Bestandteile leicht neu angeordnet werden können.
- Zusammenarbeit: Nun kommen alle Teilnehmer zusammen und führen ihre individuellen Ausarbeitungen zu einer gemeinsamen an der Wand mit Post-its zusammen. Wichtig ist, dass auch dieser Schritt möglichst ohne Diskussionen erfolgt.
Ein weiterer Tipp: Arbeitet bei dieser Übung mit einem strikten Timeboxing, zum Beispiel 60 Minuten. Das hilft dabei, euch auf das Wesentliche zu fokussieren.
Diese Methode schafft eine tiefe Reflexion und Erkenntnis über die aktuellen Abläufe. Oft erkennen Teams dabei, wie viele unnötige Schritte in ihren Prozessen enthalten sind und wo Effizienzgewinne möglich sind. Der größte Vorteil der „How to Make Toast“-Methode? Die Stille! Sobald Gespräche zugelassen werden, tendieren Teams dazu, sich in endlosen Diskussionen zu verlieren.
Das Arbeiten in Stille führt oft zu klareren und effizienteren Visualisierungen, ohne sich dabei in Diskussionen zu verlieren. Aus allen verschiedenen Methoden bevorzugen wir bei scale up die simple, aber effiziente „How To Make Toast“ Methode.
Was die Methode bewirken kann
Ein Aha-Moment für viele Teams: Im Stillen und durch die iterative Arbeit mit Post-its werden häufig Schwachstellen und Potenziale sichtbar, die zuvor nicht erkannt wurden. Das Team entdeckt Prozesselemente, die überarbeitet, vereinfacht oder komplett neu definiert werden sollten. Sobald die Abläufe visualisiert und optimiert sind, können klare Verantwortungen, Checklisten und Vorgaben definiert werden. So gelingt es, Prozesse im Unternehmen zu optimieren und eine effiziente Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen, zum Beispiel durch die Reduzierung von Kosten.
Fazit: Prozesse im gesamten Unternehmen optimieren heißt Freiheit schaffen
Effiziente Abläufe sind der Schlüssel, um in einem wachstumsstarken Unternehmen Freiräume zu schaffen. Das Process Accountability Chart hilft, Klarheit in die wichtigsten Unternehmensprozesse zu bringen und Verantwortlichkeiten zu klären. Die „How to Make Toast“-Methode unterstützt dabei, die wichtigen Abläufe in der Firma im Detail zu erfassen und sich dabei nicht in langen Diskussionen zu verlieren.
Prozessoptimierung in Unternehmen ist also nicht der Kreativitätskiller, den viele vermuten. Im Gegenteil: Gut dokumentierte und optimierte Prozesse schaffen die Freiheit, in anderen Bereichen kreativ und innovativ zu sein.
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