Kennst du das Gefühl, du verlässt den Meetingraum und weißt nicht was, was überhaupt erreicht wurde? Du bist nicht allein. Doch es geht auch anders! Gut strukturierte und zielgerichtete Meetings sind der Schlüssel zu mehr Effizienz und Produktivität. Wir geben dir wertvolle Tipps, wie du effektive Meetings durch eine bessere Meetingkultur etablierst.
Vor dem Meeting: Vorbereitung ist alles
1. Agenda und Zielsetzung festlegen
- Agenda erstellen: Eine klare Agenda, die alle wichtigen Punkte umfasst, ist essenziell. Sie sollte die zu behandelnden Themen, die Teilnehmer und das Ziel des Meetings enthalten. Eine detaillierte Agenda hilft, fokussiert zu bleiben und alle relevanten Punkte im Blick zu behalten.
- Zielsetzung: Definiere vorab, was du mit dem Meeting erreichen möchtest. Ob Entscheidungen treffen, Informationen austauschen oder Ideen generieren – ein klares Ziel hilft dir, das Meeting effizient zu gestalten.
2. Relevante Teilnehmer einladen
- Lade nur Personen ein, die tatsächlich etwas zum Thema beitragen können. Zu viele Teilnehmer können schnell die Effizienz beeinträchtigen.
- Best Practice Beispiel: Jeff Bezos von Amazon setzt das Prinzip der „Two Pizza Rule“ ein – wenn zwei Pizzen nicht ausreichen, um alle zu sättigen, sind zu viele Teilnehmer im Meeting.
Während des Meetings: Effizienz und Kollaboration
1. Prozess Meeting Owner bestimmen
- Verantwortlichkeit: Ein Prozess Meeting Owner (PMO) ist verantwortlich für den gesamten Ablauf des Meetings. Dieser sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, die Redeanteile gerecht verteilt sind und die Ziele des Meetings erreicht werden.
- Moderation: Der PMO moderiert die Diskussionen und stellt sicher, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und die Zeit effizient genutzt wird.
2. Zeitdisziplin einhalten
- Pünktlicher Beginn und Abschluss: Starte das Meeting pünktlich und beende es idealerweise ein paar Minuten vor dem geplanten Zeitlimit. So zeigst du Respekt gegenüber den Teilnehmern und sorgt für eine straffere und fokussierte Besprechung.
- Zeiteinteilung: Der PMO sollte die Zeit im Blick behalten und darauf achten, dass alle Agenda-Punkte angemessen behandelt werden.
3. Kollaboration statt Diskussion
- Themenowner präsentieren: Lass den jeweiligen Themenowner sein Anliegen kurz vorstellen. Danach sollten alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu äußern.
- Gemeinsame Lösungsfindung: Fördere eine kollaborative Atmosphäre, in der zielgerichtete Fragen gestellt werden, um konstruktive Diskussionen zu ermöglichen. Fragen wie „Was können wir daraus mitnehmen?“ und „Was sind die nächsten Schritte?“ sind hierbei sehr hilfreich.
Nach dem Meeting: Nachbereitung und Nachhalten
1. Nachhalten von besprochenen Themen
- Dokumentation: Nach dem Meeting sollten alle Teilnehmer wissen, was besprochen wurde, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein müssen.
- WWW-Liste (Wer macht was bis wann?): Nutze die WWW-Liste, um die Verantwortlichkeiten klar zu dokumentieren. So haben alle Teilnehmer die gleichen Erwartungen und die besprochenen Punkte werden tatsächlich umgesetzt.
WWW-Liste: Just F*ing Do It Liste
Fazit: Nie wieder Zeit verschwenden!
Effektive Meetings sind keine Hexerei, aber sie erfordern Planung, Disziplin und Nachverfolgung. Mit einer klaren Agenda, definierten Zielen, relevanten Teilnehmern, einem engagierten Prozess Meeting Owner und konsequentem Nachhalten der Ergebnisse kannst du sicherstellen, dass deine Meetings produktiv und zielgerichtet sind. Verabschiede dich von unproduktiven Meetings und starte jetzt mit einer effektiven Meetingkultur – für mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und zufriedene Teammitglieder.
Bist du bereit, deine Meetingkultur auf das nächste Level zu heben? Arbeite mit deinem Team gemeinsam daran, Meetings effizienter zu gestalten. Definiert klare Ziele, um eure Zusammenkünfte in eine erfolgreiche Meetingkultur zum verwandeln.
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Und hier findest du noch hilfreiche Tipps, um auch deine Workshops zu verbessern: 8 scale up Hacks für einen erfolgreichen Workshop
Es gibt außerdem ein scaleupdate Video zu dem Thema Meetingkultur, schau gerne mal rein: https://youtu.be/iNYUdswRBfA