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Nie wieder unproduktive Meetings: Die Geheimnisse einer effektiven Meetingkultur

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über eine erfolgreiche Meetingkultur wissen musst. Mit praktischen Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung schaffst du es, effektive Meetings zu etablieren. Entdecke, wie du deine Meetings auf das nächste Level bringst!

Kennst du das Gefühl, nach einem Meeting rauszugehen und sich zu fragen, was eigentlich erreicht wurde? Du bist nicht allein. Doch es geht auch anders! Gut strukturierte und zielgerichtete Meetings sind der Schlüssel zu mehr Effizienz und Produktivität. Hier erhältst du wertvolle Tipps, wie du effektive Meetings durch eine bessere Meetingkultur etablierst.

Vor dem Meeting: Vorbereitung ist alles

1. Agenda und Zielsetzung festlegen

  • Agenda erstellen: Eine klare Agenda, die alle wichtigen Punkte umfasst, ist essenziell. Sie sollte die zu behandelnden Themen, die Teilnehmer und das Ziel des Meetings enthalten. Eine detaillierte Agenda hilft, den Fokus zu bewahren und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte besprochen werden.
  • Zielsetzung: Definiere vorab, was du mit dem Meeting erreichen möchtest. Ob es darum geht, Entscheidungen zu treffen, Informationen auszutauschen oder Ideen zu generieren – ein klares Ziel hilft dabei, das Meeting effizient zu gestalten.

2. Relevante Teilnehmer einladen

  • Lade nur diejenigen ein, die tatsächlich zum Thema beitragen können. Zu viele Teilnehmer können die Effizienz beeinträchtigen.
  • Best Practice Beispiel: Jeff Bezos von Amazon setzt das Prinzip der „Two Pizza Rule“ ein – wenn zwei Pizzen nicht ausreichen, um alle zu sättigen, sind zu viele Teilnehmer im Meeting.

Während des Meetings: Effizienz und Kollaboration

1. Bestimmung eines Prozess Meeting Owner

  • Verantwortlichkeit: Ein Prozess Meeting Owner (PMO) ist verantwortlich für den gesamten Ablauf des Meetings. Dieser sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, die Redeanteile gerecht verteilt sind und die Ziele des Meetings erreicht werden.
  • Moderation: Der PMO moderiert die Diskussionen und stellt sicher, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und die Zeit effizient genutzt wird.

2. Zeitdisziplin einhalten

  • Pünktlicher Beginn und Abschluss: Starte das Meeting pünktlich und beende es idealerweise ein paar Minuten vor der geplanten Zeit. Dies zeigt Respekt gegenüber den Teilnehmern und sorgt für eine straffere und fokussiertere Besprechung.
  • Zeiteinteilung: Der PMO sollte die Zeit im Blick behalten und darauf achten, dass alle Agenda-Punkte angemessen behandelt werden.

3. Kollaboration statt Diskussion

  • Themenowner präsentieren: Lass den jeweiligen Themenowner sein Anliegen kurz vorstellen. Danach sollten alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu äußern.
  • Gemeinsame Lösungsfindung: Fördere eine kollaborative Atmosphäre, in der zielgerichtete Fragen gestellt werden, um konstruktive Diskussionen zu ermöglichen. Fragen wie „Was können wir daraus mitnehmen?“ und „Was sind die nächsten Schritte?“ können hierbei sehr hilfreich sein.

Nach dem Meeting: Nachbereitung und Nachhalten

1. Nachhalten von besprochenen Themen

  • Dokumentation: Nach dem Meeting sollten alle Teilnehmer wissen, was besprochen wurde, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein müssen.
  • WWW-Liste (Wer macht was bis wann?): Nutze die WWW-Liste, um die Verantwortlichkeiten klar zu dokumentieren. Dies stellt sicher, dass alle Teilnehmer die gleichen Erwartungen haben und die besprochenen Punkte tatsächlich umgesetzt werden

WWW-Liste: Just F*ing Do It Liste

Fazit: Nie wieder Zeit verschwenden!

Effektive Meetings sind keine Hexerei, aber sie erfordern Planung, Disziplin und Nachverfolgung. Mit einer klaren Agenda, definierten Zielen, relevanten Teilnehmern, einem engagierten Prozess Meeting Owner und konsequentem Nachhalten der Ergebnisse kannst du sicherstellen, dass deine Meetings produktiv und zielgerichtet sind. Verabschiede dich von unproduktiven Meetings und starte jetzt mit einer effektiven Meetingkultur – für mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und zufriedene Teammitglieder.

Bist du bereit, deine Meetingkultur auf das nächste Level zu heben? Arbeite mit deinem Team gemeinsam daran, Meetings effizienter zu gestalten. Definiert klare Ziele, um eure Zusammenkünfte in eine erfolgreiche Meetingkultur zum verwandeln.

Hier findest du weitere Blogartikel, zum Thema Produktivität:

Und hier findest du noch hilfreiche Tipps, um auch deine Workshops zu verbessern: 8 scale up Hacks für einen erfolgreichen Workshop

Es gibt außerdem ein scaleupdate Video zu dem Thema Meetingkultur, schau gerne mal rein: https://youtu.be/iNYUdswRBfA

Über den Autor
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Patric Hohl
scale up Coach Patric Hohl begleitet Start-ups, KMU und Konzerne bei der Transformation zu Agilität, Wachstum und Nachhaltigkeit. Seine Führungsfähigkeiten stammen aus seiner Karriere als Hochleistungssportler im Baseball. Mit einem Master’s Degree in Agribusiness und 19 Jahren Erfahrung in der Lebensmittelindustrie, fördert er kulturorientierte Umgebungen und effektive cross-funktionale Zusammenarbeit. Patric hilft Unternehmen, sich schnell an Veränderungen anzupassen und resilienter zu werden, um in der VUCA-Welt erfolgreich zu sein.

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