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Effektivität steigern: Mit diesen 3 Tools erreichst du mehr mit weniger Aufwand

Mit diesen 3 Tools kannst du deine Effektivität steigern! Wie das genau funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

In einer Welt voller Ablenkungen und unendlicher Aufgabenlisten ist es entscheidend, nicht nur hart, sondern vor allem smart zu arbeiten. Um wirklich effektiv zu sein, müssen Unternehmer lernen, ihre Zeit und Ressourcen gezielt für bestimmte Aufgaben einzusetzen. In diesem Blogartikel lernst du 3 Tools kennen, mit denen du deine Effektivität steigern kannst. 

1.     Die Not-to-do-Liste: Warum weniger mehr ist

Die strategische Bedeutung des Weglassens

Die Not-to-do-Liste ist mehr als nur ein Tool; sie ist ein grundlegender Ansatz, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. In einer Welt, in der die Anforderungen ständig steigen, ist die Fähigkeit, Nein zu sagen, entscheidend. Genau das tust du, bei den Dingen die auf deiner Not-to-do Liste stehen, du lässt sie einfach weg. Diese Liste hilft dir, dich von weniger produktiven Tätigkeiten wie unnötige Meetings zu befreien und damit mehr Zeit und Energie für wichtige Aufgaben zu haben, die dich zu deinen Zielen bringen. Strategische Ruhe über operative Hektik.

Effektivität steigern durch gezieltes Eliminieren. Stell dir folgende Fragen: 

Sind die Dinge, die ich tue, die richtigen Dinge? Oder bin ich zu sehr damit beschäftigt Dinge richtig zu machen?

Im Alltag verwechseln wir häufig diese zwei Fragen. Das bringt uns zum Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz:

  • Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Es geht darum, Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu erzielen, die gewünscht oder notwendig sind.
  • Effizienz bedeutet, Dinge richtig zu tun. Es geht darum, die Ressourcen wie Zeit, Geld und Energie optimal zu nutzen, um Ergebnisse zu erzielen.

Behalte im Hinterkopf, nur wenn du die richtigen Dinge tust, kannst du effektiv auf deine definierten Ziele hinarbeiten. 

Bringt mich das was ich tue zu meinem Ziel? 

Wenn du diese Frage mit NEIN beantwortest, kommen diese Dinge auf die Not-to-do-Liste

2. Das Pareto-Prinzip: Verstehen, wo der Hebel anzusetzen ist

Die Wissenschaft hinter den 20%, die 80% des Ergebnisses liefern

Das Pareto-Prinzip ist ein bewährtes Konzept, das zeigt, dass oft ein kleiner Teil der Anstrengungen den Großteil der Ergebnisse liefert. Dieses Prinzip zu verstehen und anzuwenden, bedeutet, dass du deine Bemühungen auf die Bereiche konzentrieren kannst, die den größten Impact haben.

Wirkung des Pareto-Prinzips auf die Effektivität:

  • Analysiere, welche Aktivitäten den größten Beitrag zu deinen lang-, mittel- und kurzfristigen Zielen leisten. Dafür kannst du zum Beispiel mit OKRs arbeiten.
  • Priorisiere diese zielführenden Aktivitäten und plane bewusst Ressourcen für sie ein.

Maximiere deinen Output mit minimalem Aufwand!

3. Die Eisenhower-Box: Priorisieren mit System

Wichtigkeit und Dringlichkeit deiner Aufgaben richtig einschätzen

Auf dem 3. Blatt bestimmt der Mitarbeiter kleine Belohnungen oder Formen der Anerkennung für die Zielerreichung, um die eigene Motivation zu fördern. Auch dieses Blatt wird unterschrieben, nach Zustimmung der Führungskraft.

Die Eisenhower-Box bietet einen klaren Rahmen zur Bewertung der Dringlichkeit und Wichtigkeit deiner Aufgaben. Dieses Tool hilft dir nicht nur, deine Tagesagenda effizienter zu gestalten, sondern fördert auch eine langfristig strategische Denkweise. Aufgaben werden in folgende Kategorien eingeteilt:

  • Dringend und wichtig: Sofort erledigen
  • Wichtig, aber nicht dringend: Planen und Ressourcen zuweisen.
  • Dringend, aber nicht wichtig: Delegiere die Aufgaben.
  • Unwichtig und nicht dringend: Lass diese Aufgaben komplett weg. 

Durch diese Einteilung konzentrierst du dich vorrangig auf die kritischsten und ergebnisorientiertesten Aufgaben und planst regelmäßig Zeit für jene ein, die langfristig deine angestrebten Ziele unterstützen und somit die definierten Ziele langfristig greifbarer machen

Diese drei Ansätze – die Not-to-do-Liste, das Pareto-Prinzip und die Eisenhower-Box – sind hilfreiche Tools zur Steigerung der Effektivität. Sie helfen dir, deine Tätigkeiten zu reflektieren, zu priorisieren und zu optimieren.

Weitere Infos, wie du deine Effektivität als Unternehmer steigern kannst:

  • Lese Stephen Coveys Klassiker „Die 7 Wege zur Effektivität„, um Sägeschärfmomente zu identifizieren. 
  • Möchtest du mehr über Effektivität Steigerung in deinem Team erfahren? Dann schau dir unseren Blogbeitrag über Performance Steigerung mit der 4 Blatt Methode an.
  • Entdecke, wie die Coaches von scale up deine Effektivität steigern können. Unsere erfahrenen Coaches bieten maßgeschneiderte Strategien für Wachstum und Umsetzung, damit du deine Ziele erreichst und dein Unternehmen erfolgreich skalierst. Erfahre mehr über unser Angebot und wie wir dich auf deinem Weg begleiten können.

Gib Gas, und erlebe, wie du mit weniger Aufwand mehr erreichen kannst. Viel Erfolg!

Über den Autor
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Meike Müller
Meike Müller ist seit über 25 Jahren Unternehmerin aus Leidenschaft. Sie hat in Start-ups und börsennotierten Unternehmen gearbeitet und das Potenzial von Teams und Organisationen gehoben. 2008 lernte sie Verne Harnish kennen und vertiefte ihr Wissen im EO Entrepreneurial Masters Programm am MIT. Heute leitet Meike ein Start-up im alternativen Gesundheitsbereich und bringt ihre Erfahrung als Google Design Sprint Leiterin, OKR-Expertin und zertifizierter Stärkenkompass® Coach ein. Zudem ist sie Beirätin und Mentorin für Start-ups und unterrichtet an internationalen Business-Schools.

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