Von 25 auf 50 Mio. € in einem Jahr: So hat VitaMoment seine Organisation neu aufgestellt, Führung gestärkt und Prozesse klargezogen.
Die Fakten auf einen Blick: Das ist VitaMoment
- Umsatz: +100 % Wachstum – von 25 Mio. € auf 50 Mio. € in zwölf Monaten
- Das aktuelle Ziel: „Umsatz-Niveau von 100 Mio. € zu knacken.“
- Team: > 50 Mitarbeitende, zweite Management-Ebene aufgebaut
- Branche: D2C-E-Commerce für Nahrungsergänzung & funktionale Lebensmittel
Die Ausgangslage von VitaMoment
Die Hauptbaustelle war, dass sie organisatorisch noch nicht die Klarheit hatten, die sie brauchen würden, um jetzt diesen irren Wachstumssprung zu machen.
– scale up Coach Frank Steffen
VitaMoment ist ein D2C E-Commerce-Unternehmen, das sich auf Nahrungsergänzungsmittel und funktionale Lebensmittel spezialisiert hat. Dabei setzt das Team auf eine klare Mission: Menschen dabei zu unterstützen, ihre Gesundheit proaktiv zu gestalten – mit hochwertigen Produkten und fundiertem Wissen.
Das Unternehmen begleitet seine Kund:innen auf dem Weg zu mehr Wohlbefinden: von der Aufklärung über mögliche Nährstoffdefizite bis hin zur passenden Nahrungsergänzung. Der Purpose von VitaMoment? Jung bleiben beim Älter werden – denn sie sind der festen Überzeugung, dass sich mit steigendem Lebensalter die Lebensqualität nicht zwangsläufig verschlechtern muss.
Doch mit steigendem Umsatz stieg auch die Komplexität: Rollen verschwammen, Prozesse waren nicht festgeschrieben und die Gründer blieben zentrale Engpässe.
25 Mio. € Umsatz, ein schnell wachsendes Team – aber fehlende Rollenklarheit, verstreute Prozesse und Überlastung der Gründer standen dem weiteren Wachstum im Weg.
Warum scale up?
…weil wir uns einfach danach gesehnt haben, eine Art Betriebssystem für uns zu etablieren… und da war scale up eine ideale Gelegenheit.
– Robert Schäfer, Gründer und Geschäftsführer VitaMoment
Nachdem Robert Schäfer bereits Jahre zuvor das Buch Scaling Up gelesen hatte, blieb das Framework zunächst im Hintergrund. Damals stand das Unternehmen noch am Anfang: Product-Market-Fit, erste Kunden, Kernprozesse – Organisationsentwicklung hatte noch keinen Platz.
Doch mit dem Wachstum kamen auch neue Herausforderungen wie z.B. mehr Komplexität, steigende Ansprüche an Struktur und Führung.
Auf Empfehlung eines Unternehmerfreundes kam scale up wieder auf den Radar von VitaMoment – dieses Mal genau zur richtigen Zeit. Der Wunsch des Führungsteams nach einem klaren System, das Orientierung gibt und das Team stärkt, traf auf das scale up Framework.
VitaMoment entschied sich für das Inhouse-Coaching-Programm – inklusive zweitägigem Kick-off und Quartals-Workshops mit scale up Coach Frank Steffen.
Organisationsstruktur aufbauen: VitaMoment startet mit FACe, PACe und OJRs durch
Als VitaMoment ins Coaching mit scale up startete, war klar: Das Unternehmen stand vor einem massiven Wachstumssprung. Doch für diesen Sprung fehlte es an der nötigen organisatorischen Klarheit.
Gemeinsam mit dem Führungsteam ging Coach Frank deshalb an die Basis: Wer trägt welche Verantwortung? Wo liegen die Schnittstellen? Welche Ergebnisse sollen einzelne Rollen konkret liefern?
Mithilfe des Functional Accountability Charts – einem zentralen Tool aus dem scale up Framework – legten sie die Grundlage für eine stabile, skalierbare Organisationsstruktur. Das Functional Accountability Chart ist ein zentrales Tool im scale up Framework, das Transparenz darüber schafft, welche Schlüsselbereiche im Unternehmen existieren und wer für welchen Hauptbereich verantwortlich ist. Mit den Objectives & Job Results legte VitaMoment für jede einzelne Rolle im Unternehmen Sinn, Zweck und die 5 wichtigsten Arbeitsergebnisse fest und schaffte so organisatorische Klarheit.
VitaMoment’s erste Schritte im scale up Coaching:
- Organisatorische Klarheit
- People & Rollen
- Objectives & Job Results (OJRs)
- Objectives & Job Results (OJRs)
- Meeting- & KPI-Rhythmus
- wöchentliches C-Level, WWW-Listen, Data-Warehouse
- wöchentliches C-Level, WWW-Listen, Data-Warehouse
Besonders beeindruckend: Das Geschäftsführungsteam arbeitete extrem engagiert zwischen den Workshops weiter, verfeinerte die Inhalte und implementierte sie direkt im Unternehmen.
Das Schöne bei VitaMoment ist, dass alle ultra intelligent und engagiert sind und das war einfach schön. Das Team hat so viel in den Workshops aufgesaugt von der scale up Methodik und hat zwischen den Workshops einfach weitergearbeitet, verfeinert, verbessert.
– Coach Frank Steffen
In einem Jahr zum doppelten Umsatz: So transformierte VitaMoment seine Organisation
VitaMoment ist schnell gewachsen und lange hielten die Gründer alle Zügel in der Hand. Durch die Zusammenarbeit mit Coach Frank hat das Unternehmen begonnen, Verantwortung gezielt an die zweite Management-Ebene – die Team Leads – zu übergeben. Dafür wurden klare Prozesse definiert, Rollen präzise beschrieben und saubere Berichtslinien etabliert.
Das Ergebnis: organisatorische Klarheit und ein deutlich gestärktes Second Level Management. Dadurch wurden die beiden Gründer entlastet, konnten sich von operativem „Sand“ befreien und sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt – die strategischen „Rocks“, die das Unternehmen voranbringen.
Und die Arbeit zahlt sich aus. In einem Jahr der Zusammenarbeit mit scale up konnte VitaMoment auf vielen Ebenen Erfolge erzielen:
| Bereich | Vorher | Nachher |
| Umsatz | 25 Mio. € | 50 Mio. € (+100 %) |
| Struktur | Gründer halten alle „Zügel“ | Team-Leads übernehmen Verantwortung |
| Prozesse | Informell, verteilt | Prozess-Landkarte & Notion-Wiki |
| KPIs | Einzelreports | Vollautomatisches Data-Warehouse |
High Performance, warmherzig geführt: So tickt die Kultur bei VitaMoment
VitaMoment legt nicht nur Wert auf Wachstum, sondern auch auf ganzheitliche Mitarbeiterentwicklung – fachlich, mental, körperlich und seelisch – und schafft damit eine Kultur des gemeinsamen Wachsens, in der auch der Cultural Fit eine zentrale Rolle spielt: Im gesamten Team sorgt die Übereinstimmung mit den Core Values für eine spürbar höhere Performance und ein starkes, wertebasiertes Miteinander.
Die Unternehmenskultur von VitaMoment ist ein bisschen schwierig zu beschreiben, weil auf der einen Seite ist sie Performance getrieben, aber nicht durch Überstunden, sondern durch smarte Zusammenarbeit, durch Integrität, durch das Übernehmen von Verantwortung, durch Innovation. Gleichzeitig ist sie aber auch sehr, sehr warmherzig. Hier wird wirklich an die Mitarbeiterentwicklung geglaubt.
– scale up Coach Frank
Die Core Values spielen bei VitaMoment eine große Rolle im Arbeitsalltag und hängen ganz präsent im Eingangsbereich des Büros. Im Culture Book, das auch „Culture Bible“ genannt wird, gibt es Beispiele für cooles und uncooles Verhalten in Bezug auf die Core Values. Geschäftsführer Robert betont, dass die Core Values gezielt genutzt werden, um zu polarisieren. So wissen Bewerber nach einem Gespräch, ob sie sich mit den Core Values identifizieren oder merken: „Nee, das ist nichts für mich.“.
VitaMoment’s Unternehmenskultur im Überblick:
- Stark gelebte Core Values und eigenes Culture Book
- Monatliches Talent-Coaching für jeden Mitarbeitenden
- Flexible Office-Anwesenheit, Free-Desk-Policy & Vertrauensarbeitszeit
- Fokus auf Eigenverantwortung der Mitarbeitenden
- Teamleads und Geschäftsführung sind immer ansprechbar
Stimmen aus dem Führungsteam
Robert, CEO und Gründer:
„Ich würde sagen, wir haben uns sehr, sehr stark inhaltlich in unseren Rollen weiterentwickelt. Wir haben uns professionalisiert und dadurch ist die Produktivität enorm gestiegen. Und das ist im Wesentlichen dadurch entstanden, dass wir angefangen haben, Rollen richtig zu definieren.“
Sven, CFO:
„Hätten wir scale up nicht eingeführt, wäre diese Notwendigkeit des Data Warehouse nicht gegeben gewesen. Dann hätten wir heute nicht die Möglichkeit, die vielen Analysen zu fahren und die vielen Dashboards zu bauen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den wir im Rahmen von scale up eingeführt haben, ist das ganze Thema Neuorganisation der Meetingkultur. Beispielsweise haben wir jetzt ein wöchentliches C-Level-Meeting, wo wir eine ganz klare Agenda haben, ganz klare KPIs, die wir uns anschauen und so eben frühzeitig Entwicklungen dieser KPIs erkennen können. Und daraus To-Dos abzuleiten und in eine WWW-Liste zu schreiben.“
Bianca, People & Culture Manager :
„Und was ich persönlich wirklich richtig gut finde, ist das monatliche Talentcoaching. Es geht nicht nur darum, sind KPIs erreicht worden, sondern es wird tatsächlich auch der Mensch dahinter gesehen. Es geht viel um Hilfestellung.“
Der nächste Meilenstein
Der Fokus von VitaMoment bleibt: Kernprozesse verfeinern, KPI-Automatisierung ausbauen – und das 100-Mio-Ziel erreichen. Und zeigt dabei immer wieder: Skalierung ist keine Kunst, sondern ein Handwerk. Wenn Strukturen und Prozesse sauber aufgesetzt sind und Potenziale in den Bereichen People, Strategy, Execution und Cash genutzt werden, befindet sich jedes Unternehmen auf dem besten Weg zur Skalierung.
Wir wollen das, was wir aktuell machen, so beibehalten und ganz beharrlich weiter professionalisieren. Wir wollen uns auf die erfolgsgebenden Faktoren fokussieren.
– Gründer und Geschäftsführer Robert
VitaMoments Skalierungs-Checkliste
- Klarheit schaffen – FACe & PACe erarbeiten
- Rollen mit OJRs verankern
- Rhythmus etablieren – Meetings, WWW-Listen, Talent-Coaching
- Daten live machen – Dashboards im Tageszyklus
- Kultur sichtbar halten – Core Values leben
Fazit
Mit scale up verwandelte VitaMoment agiles Gründer-Feuer in ein skalierbares Betriebssystem – und legte den Grundstein, schon bald die 100-Mio-Euro-Marke zu knacken. Bist du bereit, deine eigene Erfolgsgeschichte zu schreiben?