Dein Jahreswechsel steht an. Der Schreibtisch wird geputzt, das E-Mail-Postfach endlich geleert, dein Notizentool bekommt eine Kur und deine Datenablage wird so organisiert, dass Du alles mit ein paar wenigen Klicks wiederfindest. Alles läuft in geordneten Bahnen und fühlt sich rund und gut an! Aber wie ist es um die Jahresplanung im Unternehmen bestellt?
Hast du diese Zack-Zack auf einem Stück Papier aufgezeichnet und mit den Kolleginnen und Kollegen kurz an der Kaffeemaschine besprochen? Hat dir dein:e Chef:in die Vorgaben und “Visionen” für das nächste Jahr kurz per E-Mail kommuniziert mit dem Hinweis: Nächstes Jahr müssen wir uns alle ein wenig mehr anstrengen?
Früher oder später läuft dir als Teamlead oder als Unternehmer:in genau dieses Thema über den Weg: Eine wirksame Jahresplanung. Wie macht man eigentlich eine richtige Jahresplanung? Und welche Fehler können dabei passieren?
Was sind die 3 notwendigen Komponenten für eine gute Jahresplanung im Unternehmen?
Für eine Jahresplanung trefft ihr euch klassischerweise am Ende des aktuellen Jahres im Team, um das kommende Jahr zu besprechen. Ihr seid alle gut vorbereitet, habt einen aktuellen Stand eurer Projekte dabei und Klarheit darüber, was gut gelaufen ist und was nicht.
Die 3 Zutaten für eine gute Jahresplanung und dem agilen Erreichen eurer Ziele sind:
🔶 Ein Review / eine Retrospektive
🔶 Der Blick in die Zukunft
🔶 Regelmäßiges Nachsteuern
1. Review / Retrospektive
Am Anfang einer jeden Jahresplanung steht eine Retrospektive. Wählt dafür einen sinnvollen Zeitraum aus, z. B. das vergangene Jahr oder das vergangene Quartal. Schonungslos (!) redet Ihr über die Dinge, die
a) gut gelaufen sind und euch weitergebracht haben,
b) nicht gut funktioniert haben,
c) Und ermittelt, was ihr darauf lernen könnt – aus beiden Perspektiven.
2. Blick in die Zukunft
Eine gute Jahresplanung besteht aus der Antizipation von Ergebnissen. Trefft Annahmen für die Zukunft basierend auf Ergebnissen, Zahlen, Daten und Fakten, um diese Annahmen zu validieren. Gibt es technologische Trends? Welche Stärken und Schwächen habt Ihr als Team oder als Unternehmen? Berücksichtigt das dabei!
3. Reviews & Nachsteuern
Dieser Punkt bezieht sich wieder auf die Retrospektive: Macht regelmäßige Reviews und steuert – wenn nötig – entsprechend nach. Eure Jahresplanung ist kein starres Konzept, sondern etwas, das ihr anpassen könnt und müsst.
Welche 5 Fehler stellen wir regelmäßig bei der Jahresplanung von Unternehmen fest?
In unserem Berufsleben als Coaches und Unternehmer:innen sind uns schon einige Fehler begegnet, die Teams bei der eigenen Planung oft falsch machen:
1. Ihr agiert ohne Jahresplanung.
Wir sehen immer wieder, dass eine “weniger gute” Jahresplanung besser ist als überhaupt keine Jahresplanung. Ein Plan fungiert als Kompass und gibt dir dadurch eine Richtung, vor allem aber auch Flexibilität beim Agieren. In der VUCA-Welt, in der wir leben, habt ihr mit einem Plan viel mehr Flexibilität und könnt bei den Reviews jederzeit nachsteuern.
2. Ihr macht keine regelmäßige Retrospektive.
Wichtig ist, dass ihr unter dem Jahr Retrospektiven einbaut, welche in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden. Unsere Empfehlung ist, spätestens alle 90 Tage zusammenzukommen und einen Rückblick zu machen. Überlegt zusammen im Team: Was können wir aus den letzten 90 Tagen entsprechend lernen?
Wir empfehlen euch, das START – STOP – KEEP Framework für eine gelungene Retroperspektive zu nutzen. Stellt euch folgende Frage: Was haben wir in letzter Zeit getan und überlegt anschließend:
START: Womit sollten wir loslegen, was wir bisher noch nicht getan haben?
STOP: Was sollten wir beenden, weil es zu keinen Ergebnissen führt?
KEEP: Welche Dinge funktionieren gut, die wir beibehalten sollten?
3. Zeitraum, Personen und Rollen der Jahresplanung sind unklar.
Legt vorher klar den Zeitraum, die anwesenden Personen und die Rollen dieser Personen im Jahresplanungs-Meeting fest. Hier beantworten für euch die wichtigsten Fragen zu den Rahmenbedingungen einer Jahresplanung:
Q: Wie lange solltet ihr euch für die Jahresplanung Zeit nehmen?
A: Nehmt euch für die Jahresplanung mindestens 2 Tage Zeit.
Q: Wann sollte die Jahresplanung stattfinden?
A: Die Jahresplanung muss nicht im Dezember stattfinden, sondern ihr könnt sie z.B. auch schon in den November legen.
Q: Wer ist beim Jahresplanungs-Meeting anwesend?
A: Schafft Klarheit darüber, wer vom Team bei diesem zwei Tagen anwesend sein sollte. Wir empfehlen eine Anzahl von 5-8 Personen.
Q: Wie bereitet ihr euch auf das Jahresplanungs-Meeting vor?
A: Bringt nötige Ergebnisse, Zahlen, Daten und Fakten mit ins Meeting zur Jahresplanung.
Q: Wer übernimmt welche Rolle?
A: Verteilt klare Rollen im Meeting: Wer hält die Ergebnisse fest? Wer achtet auf die Zeit?
4. Ihr formuliert Ziele, aber nicht die notwendigen Schritte.
Oft werden nur Ziele formuliert, ohne Klarheit zu haben, wie ihr diese Ziele erreichen könnt. Diskutiert erste Schritte oder die größten Maßnahmen, die wichtig sind für die Erreichung eures Ziels. Das Ziel der Jahresplanung in deinem Unternehmen sollte sein: Die einzelnen Schritte zu den Zielen gemeinsam zu formulieren, damit diese auch erreichbar werden.
Schaut dabei auch auf die Zeitachse: Wann müssen in den einzelnen Quartalen die ersten Maßnahmen erfolgen? Das hilft euch während des Jahres bei der Zeiteinteilung.
5. Ihr behandelt die Jahresplanung als To-Do-Liste.
Bei der Jahresplanung geht es um große Ziele, die ihr für das Unternehmen habt. Diskutiert erste Maßnahmen, aber hängt euch bei der eigentlichen Jahresplanung nicht an den einzelnen To Dos auf.
Hier zum Abschluss die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
🔶 Trefft euch spätestens alle 90 Tage für eine Review, um gegebenenfalls nachsteuern zu können.
🔶 Plant regelmäßige Retrospektiven ein
🔶 Denkt beim Nachsteuern an das Framework START – STOP – KEEP
🔶 Packt die entsprechenden Termine in eure Kalender
🔶 Ladet euch unsere Checkliste herunter – und profitiere vom scale up Framework!
