Jeder Unternehmer kennt diesen Moment: Du wolltest dein Unternehmen vorantreiben, hast Visionen, willst wachsen … und plötzlich bist du doch wieder nur im Tagesgeschäft. Mails, Meetings, Probleme, Mitarbeiterfragen – du bist Feuerwehrmann und nicht Stratege. Unsere Erfahrung als scale up Coaches zeigt: Damit bist du nicht alleine. Nahezu jeder CEO oder Geschäftsführer kennt operative Überlastung.
Du bist nicht allein
Laut einer Studie von HBR und McKinsey ist der Job eines CEOs „all consuming“ – also völlig vereinnahmend. Die Forscher fanden heraus, dass Geschäftsführer an 79 % ihrer Wochenenden und an 70 % ihrer Urlaubstage geschäftlich aktiv sind. Es wurden über 60.000 Stunden bei CEOs erfasst: Im Schnitt arbeiten CEOs rund 62,5 Stunden pro Woche, etwa 9,7 Stunden pro Tag (Quelle). Kein Wunder also, dass strategisches Führen hinten runterfällt.
Die Zeit ist die wertvollste Ressource eines CEOs – und wie er sie nutzt, prägt maßgeblich die Leistung, das Engagement und die Kultur des Unternehmens, so die Boston Consulting Group. Erfolgreiche CEOs gehen dabei ganz unterschiedlich vor: Manche planen Monate im Voraus jeden Termin, andere halten bewusst Freiräume für Reflexion, spontane Gespräche oder Coaching offen. Auch beim Kalender-Management gibt es verschiedene Ansätze – vom eigenen Handling bis zur Delegation an Assistenz oder Chief of Staff.
Kurz gesagt: Wenn du dich als Geschäftsführer wiederfindest, der eher im Unternehmen arbeitet statt am Unternehmen – dann bist du nicht alleine. Und genau hier liegt der Schlüssel zur nächsten Wachstumsstufe.
Woher kommt operative Überlastung?
Wenn ein Unternehmen wächst, ergeben sich typische Entwicklungs-Schritte – und damit typische Fallen:
- Am Anfang bist du (oder ihr) als Gründer noch alleine: Alles läuft über dich – Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung, Lieferanten, Finanzen.
- Mit dem Wachstum kommen Mitarbeitende, Prozesse, Strukturen – doch oft bleibt dein eigenes Verhalten gleich: Du bleibst der Dreh- und Angelpunkt, weil du es gewohnt bist.
- Die Strukturen wachsen jedoch häufig langsamer als das Unternehmen: Rollen sind nicht klar definiert, Verantwortlichkeiten diffus – so landet vieles automatisch bei dir.
- Fehlende Strategie oder Fokus schieben dich weiter in das Tagesgeschäft. Wenn “Alles wichtig” ist, wird nichts wirklich strategisch.
- Und: Delegation wird häufig falsch oder gar nicht betrieben.
Diese Kombination sorgt dafür, dass du permanent reaktiv agierst – statt proaktiv zu führen.
Ursachen und Werkzeuge für den Ausstieg aus dem operativen Hamsterrad
1) Fehlende organisatorische Klarheit bzw. Rollendefinition
Viele Führungskräfte sitzen in der operativen Schleife, weil im Unternehmen nicht klar ist, wer was macht. Wird nicht sauber definiert, welche Rolle welche Ergebnisse verantwortet, dann bleibt viel unentschieden oder landet beim Geschäftsführer.
Mit diesen Tools schaffst du organisatorische Klarheit in deinem Unternehmen:
- Functional Accountability Chart (FACe): Das FACe-Tool aus dem scale up Framework schafft hier Abhilfe. Es definiert die zentralen Schlüsselfunktionen im Unternehmen und macht sichtbar, wer dafür verantwortlich ist, welches Ergebnis diese Funktion liefern soll (also die wichtigste KPI) und wer im Vertretungsfall einspringt. So entsteht ein glasklares Bild darüber, welche Rollen wirklich notwendig sind – und wo vielleicht noch Lücken oder Doppelbesetzungen existieren.
- Objectives & Job Results (OJRs): Mit den OJRs werden die fünf wichtigsten Aufgaben und Ergebnisse jeder einzelnen Rolle festgelegt. Das sorgt dafür, dass jeder im Unternehmen genau weiß, was von ihm erwartet wird – und woran Erfolg gemessen wird. Für Geschäftsführer bedeutet das: weniger operative Rückfragen, weniger Chaos, mehr Fokus auf die wirklich strategischen Themen.
2) Kein Fokus, keine Prioritäten
Einer der größten Gründe, warum Unternehmer im Tagesgeschäft feststecken, ist fehlender Fokus. Und der entsteht fast immer dann, wenn keine klare Strategie vorhanden ist. Wenn nicht eindeutig ist, wo das Unternehmen eigentlich in drei, fünf oder zehn Jahren stehen soll, wird jeder Tag zu einem neuen Versuch, Brände zu löschen. Man arbeitet viel, aber selten an den wirklich wichtigen Dingen.
Genau hier setzt unser Growth Canvas an – unser mächtigstes Tool, um eine Unternehmensstrategie zu entwickeln, die Orientierung und Priorität schafft. Mit dem Growth Canvas definierst du Schritt für Schritt, wohin du willst (BHAG), was du dafür in drei Jahren erreichen musst (3HAG) und welche Meilensteine du dir dafür für das nächste Jahr und die kommenden Quartale setzt (1HAG & Quartalsziele).
Diese klare Kaskade sorgt dafür, dass aus großen Träumen konkrete Umsetzungspläne werden – und dass du und dein Team jederzeit wissen, was jetzt wirklich Priorität hat. Besonders das Arbeiten mit den Swimlanes im 3HAG hilft, die strategischen Schwerpunkte transparent herunterzubrechen und sie auf einzelne Quartale zu verteilen.
Das Ergebnis: klare Entscheidungen, weniger operative Überlastung und mehr Zeit für das, was dich als Unternehmer eigentlich antreibt – dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.
Der Forbes-Artikel von Jeroen Kraaijenbrink zeigt eindrücklich, warum: Wenn die strategische Klarheit fehlt, übernimmt das Tagesgeschäft das Kommando. Er schlägt vor, Strategie als festen Bestandteil des Alltags zu sehen:
- CEOs sollten etwa eine Stunde pro Tag strategisch denken – also bewusst am Unternehmen, nicht im Unternehmen arbeiten.
- Führungskräfte auf mittlerer Ebene: eine Stunde pro Woche.
Wir bei scale up empfehlen, im Rahmen eines Meeting-Rhythmus die Strategie für das nächste Jahr in einem Annual-Meeting und die Strategie für das nächste Quartal in einem Quarterly-Meeting festzulegen.
3) Mangelnde Delegation
Viele Geschäftsführer glauben, sie würden bereits genug delegieren – aber meist geben sie nur das ab, was sie nicht gut können oder nicht mögen. Wer wirklich wachsen will, muss auch Aufgaben loslassen, in denen er oder sie richtig stark ist. Genau das fällt oft am schwersten. Denn da hängt Identität, Stolz und Erfahrung dran. Aber echtes Skalieren heißt: Andere so stark zu machen, dass sie in diesen Bereichen sogar besser werden als du selbst.
Der zweite Knackpunkt: Du delegierst auf der falschen Stufe.
Viele sagen „Mach mal“, meinen aber eigentlich „Mach’s so wie ich will“. Das führt zu Frust auf beiden Seiten. Die fünf Stufen der Delegation helfen, das bewusst zu steuern – vom einfachen Abarbeiten bis zur vollen Eigenverantwortung. Sei dir klar, auf welcher Ebene du gerade delegierst.
Willst du, dass dein Mitarbeiter einfach eine Aufgabe für dich erledigt? Dann delegierst du auf der untersten Ebene – klar, direkt, mit präzisem Briefing und eindeutigen Erwartungen.
Oder möchtest du, dass deine Mitarbeiterin Verantwortung übernimmt und eigene Entscheidungen trifft? Dann geht’s um echtes Empowerment: kürzere Feedbackschleifen, gemeinsame Reflexion – und Fragen wie: „Wie würdest du das angehen?“
Wenn du lernst, auf der richtigen Stufe zu delegieren und auch deine Stärken abzugeben, entsteht der Freiraum, den du brauchst, um am Unternehmen zu arbeiten – statt im Tagesgeschäft festzustecken.
Raus aus dem Tagesgeschäft – mit den richtigen Werkzeugen
Operative Überlastung löst sich nicht durch guten Willen oder mehr Disziplin. Sie löst sich durch Struktur. Durch Systeme, die dich aus dem Tagesgeschäft befreien und dein Unternehmen handlungsfähig machen – auch ohne dich als Feuerwehrmann im Zentrum.
Genau hier kommen unsere scale up Tools ins Spiel:
- Mit dem Functional Accountability Chart (FACe) schaffst du klare Verantwortlichkeiten und entlastest dich Schritt für Schritt.
- Mit OJRs steuerst du Leistung über Ergebnisse statt Aufgabenlisten.
- Mit dem Growth Canvas richtest du dein Unternehmen strategisch aus – von der Vision bis zu den Quartalsprioritäten.
Diese Werkzeuge sind kein theoretisches Framework, sondern haben in der Praxis hunderten Unternehmerinnen und Unternehmern geholfen, sich aus der operativen Überlastung zu befreien. Schau dir links den Kalender einer unserer Kunden an – vor der Arbeit mit scale up und nach der Arbeit mit uns, raus aus dem operativen Hamsterrad.
Unsere Tools und unser Framework geben dir den Freiraum zurück, den du brauchst, um dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen – und endlich am statt im Unternehmen zu arbeiten.
Du spürst: Es reicht nicht, ein bisschen weniger Feuer zu löschen — du willst raus aus dem Tagesgeschäft. Wir bei scale up haben bereits hunderte Unternehmen (Start-ups, KMUs, Familienunternehmen…) begleitet, die genau dort standen wie du — und heute mit klarer Struktur, spürbarem Wachstum und einem CEO, der wieder führt statt verwaltet.
Wenn du genug davon hast, einen vollen Kalender zu haben, dann melde dich jetzt bei uns. Lass uns gemeinsam deine Rolle transformieren – hin zu einem Unternehmen, das ohne deine tägliche Anwesenheit läuft, und mit dir an Bord strategisch wächst.
