Die Jahresplanung ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen, um klare Ziele zu setzen, effektive Strategien zu entwickeln und die Kommunikation zu verbessern. Oftmals jedoch führen Maßnahmen wie traditionelle Top-Down-Ansätze zu mehr Verwirrung als Klarheit. Doch warum ist eine Jahresplanung so wichtig und was macht sie erfolgreich? In diesem Artikel geben wir dir 3 Tools mit an die Hand, die deine Jahresplanung auf Erfolgskurs bringen.
Warum ist die Jahresplanung wichtig?
Die Jahresplanung ist ein wichtiger Prozess für dein Unternehmen, um mithilfe von langfristigen Zielen eine klare Richtung für das kommende Geschäftsjahr festzulegen. Durch eine strukturierte Planung kannst du die Ressourcen effektiver einsetzen, Engpässe und Risiken früh identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung ergreifen. Eine erfolgreiche Jahresplanung besteht aus drei Hauptkomponenten:
- Mithilfe einer Retrospektive oder Rückschau werden vergangene Ereignisse analysiert und reflektiert, welche Maßnahmen in der Vergangenheit funktioniert haben und welche nicht.
- Mit dem Blick in die Zukunft können Annahmen über künftige Probleme und Herausforderungen getroffen werden, um sich bestmöglich darauf vorzubereiten.
- Durch Reviews sorgt das Unternehmen für eine regelmäßige Überprüfung und eventuelle Anpassung der Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.
3 Tools für die Jahresplanung
1. START – STOP – KEEP
Für den Erfolg deines Unternehmens ist es wichtig, während des Jahres regelmäßige Retrospektiven einzuplanen. Ein effektives Tool hierfür ist das START – STOP – KEEP Framework. Es hilft darüber zu entscheiden, welche Maßnahmen oder Prozesse man einführen (START), einstellen (STOP) oder beibehalten (KEEP) sollte.
Jeder Mitarbeiter stellt sich die Frage: „Was haben wir in letzter Zeit getan?“ Und überlegt anschließend:
- START: Welche neuen Maßnahmen sollten wir einführen, die wir bisher noch nicht verfolgt haben?
- STOP: Welche Maßnahmen sollten wir einstellen, da sie keine Ergebnisse liefern?
- KEEP: Welche bewährten Maßnahmen sollten wir beibehalten, die sich als erfolgreich erwiesen haben?
Jeder hat hier die Möglichkeit, die eigene Meinung zu äußern und Vorschläge einzubringen. Am Ende werden die Ergebnisse gesammelt und in Kategorien zusammengefasst, um zu entscheiden, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Dieses Tool kann sowohl im Team als auch im Einzelgespräch in Form eines Interviewformats zum Einsatz kommen.
Doch in jedem Fall hat es einige Vorteile. Zum einen wird die Kommunikation und das Wertschätzungsgefühl innerhalb des Teams gefördert. Zum anderen, ermöglicht es, neue Perspektiven und Ideen zu berücksichtigen. Durch das strukturierte Vorgehen können Teams effizienter arbeiten und sich besser auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
2. Sailingboat Prozess
Welche Dinge bringen uns weiter und welche halten uns zurück? Ähnlich wie bei einem Segelboot gibt es treibenden Kräfte (Wind) und Hindernisse (Anker), die Unternehmensprozesse beeinflussen. Der Sailingboat Prozess unterstützt dich dabei, diese zu identifizieren.
Mit diesem Tool findest du heraus, was die wichtigsten Ziele sind und welche Maßnahmen zur Zielerreichung oberste Priorität haben. Insgesamt werden im Prozess folgende Fragen beantwortet:
- Was ist gerade wichtig?
- Was sind potenzielle Maßnahmen, die wir jetzt umsetzen können?
- Was sind die wirksamsten Themen, die wir angehen können?
- Mit welcher Zielformulierung kann ich diese umsetzen?
Um diese Fragen beantworten zu können, durchlaufen deine Mitarbeiter die 5 Phasen des Sailingboat Prozesses:
- Ihr überlegt, was euer Boot gerade beeinträchtigt.
- Ihr denkt darüber nach, was ihr aufgrund der aktuellen Kräfte, die auf euer Schiff einwirken, tatsächlich tun könnt. Somit identifiziert ihr eure potenziellen Ziele.
- Ihr fügt Maßnahmen hinzu, die euch eurem großen Ziel näherbringen werden.
- Ihr ordnet die Maßnahmen nach ihrer Dringlichkeit und Wirkung ein.
- Ihr sammelt eure 3 bis 5 wichtigsten Themen und nutzt die OKR-Methode zur Umsetzung.
Wir empfehlen dieses Tool idealerweise alle drei bis sechs Monate anzuwenden, um sicherzustellen, dass die Ziele kontinuierlich überprüft und angepasst werden können. Der Sailingboat Prozess fördert nicht nur die Kommunikation und die kreative Zusammenarbeit in deinem Team, sondern auch die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele.
3. OKR-Methode
Die OKR-Methode ist ein kollaborativer Zielsetzungsrahmen, der dein Team dabei unterstützt, eure Ziele mithilfe sowohl klar definierter als auch messbarer Ergebnisse zu erreichen.
OKR’s bestehen aus „Objectives“ und „Keyresults“, die in einem dreistufigen Prozess festgelegt werden:
- Im ersten Schritt definiert ihr Objectives, die qualitativ die erwünschten Zielzustände beschreiben.
- Zu jedem Objective formuliert ihr weiterhin 4 bis 5 konkrete Keyresults als quantitative Aussagen, die als messbare Kennzahlen dienen, um den Fortschritt zu erfassen.
- Im letzten Schritt verteilt ihr Ownerships (Verantwortlichkeiten) sowohl für die einzelnen Keyresults als auch für die übergreifenden Objectives. Jeder Owner trägt die Verantwortung und arbeitet eigenständig.
Hier kann euch die Formulierung helfen: “Wir werden (Objective) erreichen, gemessen an (Keyresult).” Diese Umsetzung der OKR’s braucht Zeit und erstreckt sich über mehrere Zeitphasen:
- 3 bis 6 Monate: In dieser Phase beginnt ihr mit einem Pilotprojekt, um die Maßnahme einzuführen und erste Erfahrungen zu sammeln.
- 6 bis 12 Monate: Nach einer erfolgreichen Pilotphase führt ihr die Maßnahme in größerem Maßstab durch und optimiert sie kontinuierlich.
- 12 bis 24 Monate: In dieser Phase etabliert ihr die Maßnahme als festen Bestandteil eure Arbeitsweise und perfektioniert eure Fähigkeiten darin.
Dieses Tool schafft Transparenz und Klarheit innerhalb deines Teams und fördert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. In regelmäßigen Reviews und Meetings werden Schwierigkeiten besprochen, sodass der Fortschritt überprüft und der Plan bei Bedarf angepasst werden kann. Mit Hilfe der OKR’s wird für mehr Fokussierung im Unternehmen gesorgt.
In unserem Artikel „Die Bedeutung von OKRs“ kannst du mehr über diese Methode und ihre Vorteile erfahren. Um sicherzustellen, dass du diese Methode optimal anwenden kannst, erfahre hier mehr über “Die 5 größten Mythen über OKRs“ und die “Gründe für das Scheitern von OKRs“.
Fazit: Eine effektive Jahresplanung ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens.
Durch die Verwendung der richtigen Tools können klare Ziele gesetzt und die interne Kommunikation verbessert werden. Nutze diese Tools, um sicherzustellen, dass deine Jahresplanung nicht nur ein formaler Prozess ist, sondern ein Instrument zur Steuerung und Skalierung deines Unternehmens.
Noch nicht genug?
Dann lies direkt weiter: 5 Fehler bei der Jahresplanung.
